1. Wie is verantwoordelijk?
Coach4Website, de onderneming van Marcel Janssen (KvK 64388115), is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens via coach4website.nl, mijn.coach4website.nl en het bijbehorende contact per e-mail. De overige identificerende en contactgegevens staan op de pagina Bedrijfsgegevens.
Voor vragen over privacy of een verzoek over jouw gegevens kun je mailen naar [email protected] of bellen naar 06 514 789 31.
2. Welke gegevens gebruiken we en waarom?
Contact en kennismaking
Wanneer je een formulier invult of rechtstreeks contact opneemt, verwerken we je naam, e-mailadres, eventueel telefoonnummer, het onderwerp en de inhoud van je bericht. Dit gebruiken we om jouw vraag te beantwoorden en contact met je te onderhouden.
Om herhaalde en geautomatiseerde contactaanvragen te beperken, vergelijken we op onze eigen hosting niet rechtstreeks leesbare codes van IP-adres, e-mailadres en bericht. Deze extra beveiligingsopslag bevat geen leesbare berichttekst. De controle gebruikt gegevens van het afgelopen uur; oudere controlegegevens worden bij de volgende toegestane formulierpoging opgeruimd.
Afspraken
Voor het plannen en beheren van een afspraak verwerken we je naam, e-mailadres, telefoonnummer, de gekozen afspraak, datum en tijd, de informatie die je zelf over het gesprek geeft en de status van de afspraak. Deze gegevens gebruiken we om beschikbaarheid te controleren, de afspraak vast te leggen en bevestigingen of wijzigingen te sturen.
Om misbruik van het openbare afsprakenformulier te beperken, bewaren we tijdelijk je e-mailadres en een niet rechtstreeks leesbare hash van je IP-adres. Deze antispamgegevens worden automatisch binnen 2 dagen verwijderd.
Aankopen, betalingen en facturen
Bij een aankoop verwerken we je contactgegevens, gekozen product of modules, bestelnummer, bedrag, betaalstatus en de zakelijke factuurgegevens die je invult, zoals bedrijfsnaam, KvK- of ondernemingsnummer, adres, plaats, land en eventueel btw-nummer. We gebruiken deze gegevens voor de bestelling, betaling, toegang, klantenservice, administratie en facturatie en om vast te leggen dat de bestelling zakelijk is gedaan.
Coach4Website ontvangt geen volledige bank- of kaartgegevens. De betaling vindt plaats op de beveiligde betaalomgeving van Mollie.
Mijn Coach4Website
Voor je account verwerken we je naam, e-mailadres, telefoonnummer, toegangsrechten en beveiligde inloggegevens. Tijdens het gebruik kunnen ook lesvoortgang, antwoorden, opdrachten, uploads, berichten aan Marcel, feedback en afspraken worden opgeslagen. Dit is nodig om de omgeving aan te bieden, jouw voortgang te bewaren en persoonlijke begeleiding te geven.
Technische en beveiligingsgegevens
De webserver en beveiligingsdiensten kunnen technische gegevens registreren, zoals datum en tijd, IP-adres, opgevraagde pagina, browserinformatie, beveiligingssignalen en foutmeldingen. Deze gegevens worden alleen gebruikt voor beveiliging, beschikbaarheid en het oplossen van technische problemen.
Waar komen de gegevens vandaan?
De meeste gegevens ontvangen we rechtstreeks van jou. Daarnaast ontvangen we de betaalstatus van Mollie en ontstaan gebruiksgegevens wanneer je Mijn Coach4Website gebruikt. Marcel kan gegevens in de klantomgeving invoeren wanneer je die rechtstreeks hebt verstrekt of wanneer dit nodig is om een bestaande klantafspraak uit te voeren.
Welke gegevens moet je verstrekken?
In een formulier staat aangegeven welke velden verplicht zijn. Zonder die gegevens kunnen we je bericht of afspraak niet verwerken, een bestelling niet uitvoeren of geen account leveren. Optionele gegevens hoef je niet te verstrekken. De fiscale wet kan vereisen dat bepaalde factuurgegevens worden opgenomen en bewaard.
3. Op welke grondslagen gebruiken we gegevens?
- Uitvoering van een overeenkomst: voor bestellingen, betalingen, toegang tot modules, website-trajecten, begeleiding en klantafspraken.
- Voorbereiding op een overeenkomst: wanneer je informatie vraagt, een contactformulier verstuurt of een kennismaking plant.
- Wettelijke verplichting: voor de financiële en fiscale administratie.
- Gerechtvaardigd belang: voor beveiliging, antispam, fraudepreventie, continuïteit, klantenservice en het kunnen onderbouwen van gemaakte afspraken. Daarbij beperken we de gegevens en bewaartermijn zo veel mogelijk.
- Toestemming: alleen wanneer daar uitdrukkelijk om wordt gevraagd en geen andere grondslag van toepassing is. Je kunt toestemming altijd intrekken; dit heeft geen terugwerkende kracht.
Het aanvinken dat je de privacyverklaring hebt gelezen, is een ontvangstbevestiging en niet de grondslag voor alle verwerkingen. Coach4Website gebruikt persoonsgegevens niet voor profilering of volledig geautomatiseerde besluiten die juridische of vergelijkbaar belangrijke gevolgen voor je hebben.
4. Met wie kunnen gegevens worden gedeeld?
Gegevens worden niet verkocht. Ze worden alleen gedeeld wanneer dit nodig is voor de dienstverlening of op grond van een wettelijke verplichting. Coach4Website gebruikt daarbij onder meer:
- Quist ICT: hosting en technisch beheer van de websites en Mijn Coach4Website. Voor het serverbeheer wordt Plesk gebruikt;
- Cloudflare: beveiliging, beschikbaarheid en het technisch afleveren van de openbare website;
- Microsoft 365: e-mailverkeer en, wanneer deze agenda is ingeschakeld, beschikbaarheidscontrole en afspraakbeheer;
- Apple Agenda: wanneer deze agenda is ingeschakeld, beschikbaarheidscontrole en afspraakbeheer;
- Mollie: het uitvoeren en controleren van betalingen;
- Paperdork: het maken en bewaren van facturen en de financiële administratie.
Deze partijen verwerken gegevens ieder vanuit hun eigen rol of op basis van afspraken met Coach4Website. Voor zover een leverancier persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerkt, gebeurt dat alleen op basis van een geldig AVG-doorgiftemechanisme, zoals een adequaatheidsbesluit of door de Europese Commissie vastgestelde standaardcontractbepalingen. Je kunt via [email protected] informatie vragen over de waarborgen die in jouw situatie gelden.
5. Hoe lang bewaren we gegevens?
Gegevens worden niet langer bewaard dan nodig. De termijn hangt af van het doel:
- contactvragen zonder overeenkomst: in beginsel maximaal 2 jaar na het laatste inhoudelijke contact;
- tijdelijke antispamgegevens van het openbare afsprakenformulier: maximaal 2 dagen;
- afspraakgegevens: zolang nodig voor de afspraak, opvolging en eventuele onderbouwing van afspraken;
- accountgegevens, berichten, lesvoortgang en uploads: zolang je account of afgesproken toegang bestaat en daarna zolang dit nodig is voor begeleiding, vragen of een mogelijke aanspraak;
- wachtwoordherstellinks: maximaal 1 uur geldig; gebruikte, verlopen en vervangen herstelgegevens zijn niet opnieuw bruikbaar;
- bestel-, betaal- en factuurgegevens die onderdeel zijn van de administratie: in beginsel 7 jaar volgens de fiscale bewaarplicht;
- technische loggegevens: alleen zolang nodig voor beveiliging en probleemonderzoek.
Wanneer je account wordt verwijderd, worden de bijbehorende voortgang, berichten, uploads en afspraken uit de actieve omgeving verwijderd, behalve gegevens die Coach4Website nog wettelijk moet bewaren of nodig heeft voor een lopend geschil. Een door Mijn Coach4Website gemaakte beveiligingsback-up kan deze gegevens daarna nog maximaal 30 dagen bevatten en is niet voor normaal gebruik toegankelijk.
7. Beveiliging en gebruik van AI
Coach4Website neemt passende technische en organisatorische maatregelen, waaronder versleutelde verbindingen, persoonlijke accounts, beperkte toegangsrechten, beveiligde wachtwoorden, ondertekende systeemkoppelingen en controles op uploads en formulieren.
Coach4Website gebruikt ChatGPT en Codex van OpenAI als ondersteunend hulpmiddel bij onder meer teksten, onderzoek en softwareontwikkeling. Klantgegevens, contactformulieren, afspraakgegevens, lesantwoorden, uploads, betaalgegevens en geheimen worden niet in deze externe AI-diensten ingevoerd. Waar voorbeelden nodig zijn, worden deze eerst zo geanonimiseerd dat ze niet meer tot een persoon te herleiden zijn.
AI-uitvoer wordt door Marcel gecontroleerd. AI beslist niet zelfstandig over klanten, toegang, betalingen, afspraken of dienstverlening. Als later een AI-toepassing rechtstreeks persoonsgegevens gaat verwerken of met bezoekers communiceert, beoordelen we dit vooraf opnieuw en passen we deze verklaring en de informatie aan bezoekers aan.
8. Welke rechten heb je?
Je kunt vragen om inzage, correctie, verwijdering, beperking of overdracht van jouw persoonsgegevens. Je kunt ook bezwaar maken tegen een verwerking of eerder gegeven toestemming intrekken. Niet ieder verzoek kan volledig worden uitgevoerd, bijvoorbeeld wanneer gegevens nog nodig zijn voor de fiscale administratie.
Stuur je verzoek naar [email protected]. Om te voorkomen dat gegevens aan de verkeerde persoon worden verstrekt, kan Coach4Website vragen om aanvullende informatie waarmee je identiteit veilig kan worden gecontroleerd. Je ontvangt in beginsel binnen één maand een reactie; bij een complex verzoek kan die termijn volgens de AVG worden verlengd.
Kom je er samen met Coach4Website niet uit, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
9. Wijzigingen
Deze verklaring kan worden aangepast wanneer de dienstverlening, gebruikte systemen of wetgeving verandert. De nieuwste versie staat altijd op deze pagina. Bij een belangrijke wijziging die bestaande klanten raakt, informeert Coach4Website hen waar dat passend is.